Tietosuojakäytäntömme

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Lapsiasiavaltuutetulla ei ole toimivaltaa käsitellä yksittäisten lasten tai perheiden asioita. Kansalaisten yhteydenotoista nousevia lasten oikeuksiin liittyviä kysymyksiä voidaan kuitenkin hyödyntää yleisellä tasolla lapsiasiavaltuutetun vaikuttamistyössä.

Käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi). Erityisten henkilötietoryhmien osalta käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohtaan.

Lapsiasiavaltuutetun tehtävästä edistää lapsen edun ja oikeuksien toteumista säädetään lapsiasiavaltuutetusta annetun lain (1221/2004) 2 §:ssä. Viranomaisen neuvontavelvollisuudesta säädetään hallintolain (434/2003) 8 §:ssä.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsiteltävien henkilötietojen laajuus riippuu siitä, mitä tietoja meille on toimitettu. Kaikki käsiteltävät tiedot saadaan yhteydenottajalta itseltään.

Tavanomaisesti käsiteltäviä tietoja:

• yhteydenottajan nimi, rooli (esim. vanhempi tai viranomainen) ja yhteystiedot
• yhteydenoton ajankohta ja tarkoitus
• asian kuvaus ja annettu vastaus.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka tuottavat lapsiasiavaltuutetun toimistolle IT-palveluita. Palveluja tuottaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori alihankkijoineen. Ne käsittelevät henkilötietoja lapsiasiavaltuutetun toimiston lukuun, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat

Kirjallisesti saapuneet yhteydenotot ja niihin annetut vastaukset säilytetään yhden vuoden ajan.

Anonymisoitu vuosiyhteenveto kunkin vuoden aikana saapuneista yhteydenotoista säilytetään pysyvästi Kansallisarkiston päätöksellä.kirjoitetaan teksti tähän

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Lapsiasiavaltuutetun toimisto julkaisee sähköisen uutiskirjeen neljä kertaa vuodessa. Uutiskirjeessä kerrotaan lapsiasiavaltuutetun työstä lapsen oikeuksien edistämiseksi. Sen tavoitteena on vahvistaa toiminnan avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.

Uutiskirjeen voi tilata omaan sähköpostiin verkkosivujemme kautta. Tilaajan henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi) ja lapsiasiavaltuutetusta annetun lain (1221/2004) 2 §:n 2 momentin 6 kohtaan.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Uutiskirjeen tilaajista tallennetaan sähköpostiosoite ja nimi. Näistä tiedoista vain sähköpostiosoitteen antaminen on pakollista. Tietoja käytetään vain uutiskirjeen lähettämiseen.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietojen käsittelijänä toimii Mailchimp lapsiasiavaltuutetun toimiston lukuun. Henkilötietojen käsittelyn ehdot on sovittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti.

Mailchimp käsittelee henkilötietoja Yhdysvalloissa. Henkilötietojen siirrot Yhdysvaltoihin perustuvat Euroopan komission 10.7.2023 antamaan tietosuojan riittävyyspäätökseen. Mailchimp on sertifioitunut kyseisen järjestelyn mukaisesti ja sitoutunut tietosuojakehyksessä sovittuihin suojatoimiin.

Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista uutiskirjeen lähettämiseksi eli kunnes tilaus peruutetaan tai uutiskirjepalvelun olemassaolo lakkaa. Uutiskirjeen tilauksen voi perua milloin tahansa ilmoittamalla siitä lapsiasiavaltuutetun toimistolle. Jokaisen uutiskirjeen yhteydessä on ilmoitettu peruuttamismahdollisuudesta. Uutiskirjeen tilauksen peruneiden henkilötiedot tuhotaan viivytyksettä.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Lapsiasiavaltuutetun tehtävänä on pitää yhteyttä lapsiin ja nuoriin ja välittää heidän ajatuksiaan esimerkiksi päätöksentekijöille ja lasten parissa työskenteleville. Tätä tehtävää lapsiasiavaltuutettu toteuttaa Nuoret neuvonantajat -toiminnan avulla. Lapsiasiavaltuutetun toimisto järjestää vuosittain 6–10 tapaamista lasten eri elämänaloja ja erilaisten lasten arkea ja elämää edustavien lapsiryhmien kanssa. Lasten ja nuorten esittämiä näkemyksiä voidaan käyttää lapsiasiavaltuutetun vaikuttamistyössä lapsen oikeuksien edistämiseksi.

Toiminnan suunnittelua ja tapaamisten toteuttamista varten käsitellään henkilötietoja. Käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi) ja lapsiasiavaltuutetusta annetun lain (1221/2004) 2 §:n 2 momentin 4 kohtaan.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Toiminnassa voidaan käsitellä seuraavia osallistuvan lapsen tai nuoren henkilötietoja:

• nimi
• ikä tai luokka-aste
• oppilaitos, päiväkoti tai muu osallistuva ryhmä
• tapaamisessa esitetyt näkemykset, mielipiteet ja kokemukset
• tapaamisessa tehty äänitallenne.

Tapaamisten järjestämiseksi huoltajista tai muista yhteyshenkilöistä voidaan käsitellä yhteystietoja kuten nimeä, sähköpostiosoitetta, puhelinnumeroa ja paikkakuntaa.

Tiedot saadaan julkisilta internetsivuilta, tapaamisiin osallistuvien itsensä ilmoittamana tai yhteyshenkilön ilmoittamana.

Tapaamisissa käydyt keskustelut tallennetaan äänitteille, joista lapset ja nuoret voivat olla äänensä perusteella tunnistettavissa. Äänitteet kirjoitetaan tekstiksi tapaamisten jälkeen. Tekstinnöksiin ei kirjoiteta keskusteluihin osallistuneiden henkilötietoja. Tapaamisista laaditaan julkiset muistiot, joista ei käy ilmi osallistujien henkilötietoja.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan palveluntarjoajille, jotka tuottavat lapsiasiavaltuutetun toimistolle IT-palveluita. Palveluja tuottaa Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori alihankkijoineen. Ne käsittelevät henkilötietoja lapsiasiavaltuutetun toimiston lukuun, eivätkä ne saa käsitellä tietoja muuhun kuin sovitun palvelun tuottamiseen.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tapaamisesta laadittavan muistion valmistumiseksi.

Yhteystietoja säilytetään siihen saakka, kunnes tapaamisesta on kirjoitettu muistio ja tapaamiseen osallistuneet tai yhteyshenkilönä toimiva on ilmoittanut, että muistio on julkaisukelpoinen.

Suostumuslomakkeita säilytetään, kunnes tapaamiset on pidetty ja tapaamisissa tehdyt äänitteet on kirjoitettu tekstiksi. Äänitteitä säilytetään siihen saakka, kunnes ne on kirjoitettu tekstiksi.

Mihin henkilötietojen käsittely perustuu?

Lapsiasiavaltuutetun toimisto käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointien hoitamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan valtion virkamieslakia (750/1994) ja -asetusta (971/1994) sekä yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004). Viranomaisena lapsiasiavaltuutetun toimisto noudattaa hallinnon yleislakeja kuten hallintolakia (434/2003), tietosuojalakia (1050/2018) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekisteröityjen ryhmän muodostaa työnhakijat, jotka ovat jättäneet työhakemuksensa Valtiolle.fi-järjestelmän kautta. Mikäli työnhakija toimittaa hakemuksensa avoinna olevaan tehtävään paperilla tai sähköpostitse suoraan lapsiasiavaltuutetun toimistolle, tarvittavat tiedot viedään toimiston toimesta Valtiolle.fi-järjestelmään sähköisen käsittelyn toteuttamiseksi.

Yksilöintitietoina työnhakijasta talletetaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, juridinen sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli sekä muu mahdollinen yksilöintitieto.

Lisäksi työnhakijasta talletetaan hänen hakemuksessaan esittämänsä tiedot itsestään, esimerkiksi koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten nimikirja tai ansioluettelo sekä mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.

Kuka henkilötietoja käsittelee ja kenelle niitä luovutetaan?

Henkilötietoja käsittelevät lapsiasiavaltuutetun toimiston virkahenkilöt, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.

Lisäksi henkilötietoja käsittelee Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, jonka kanssa lapsiasiavaltuutetun toimisto toimii tältä osin yhteisrekisterinpitäjänä. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa (179/2019). Lapsiasiavaltuutetun toimisto vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten hakijan informoimisesta ja toimii yhteyspisteenä, kun hakija haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia (esimerkiksi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on talletettu). Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta sekä muun muassa tietojärjestelmien käytettävyydestä sekä tietojen eheydestä, muuttumattomuudesta, suojaamisesta ja säilyttämisestä.

Lapsiasiavaltuutetun toimisto vie kaikki saapuneet hakemukset HILDA-asianhallintajärjestelmään, jonka toimittajana toimii Fujitsu Finland Oy.

Valtiolle.fi-järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden tuottamisesta vastaa Grade Solutions Oy.

Tiedot työnhakijasta ja hänen toimittamansa asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäviksi. Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

Tietojen säilytysajat

Rekrytointeihin kohdistetut hakemukset säilyvät Valtiolle.fi-järjestelmässä kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättämisen jälkeen.

Lapsiasiavaltuutetun toimisto säilyttää rekrytointiprosessiin liittyviä asiakirjoja sähköisessä asianhallintajärjestelmässä tiedonhallintasuunnitelman sekä arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Asian käsittelyn kannalta tarpeellisia tietoja säilytetään vähintään käsittelyn keston ajan, käsittelyn päättymisen jälkeen säilytysaika sen sijaan riippuu tiedoista ja käyttötarkoituksesta. Asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta käsittelyn päättymispäivästä. Osa asiakirjoista on pysyvästi säilytettäviä Kansallisarkiston erillisellä päätöksellä.

Materiaalin arkistoinnissa noudatetaan arkistolakia (831/1994) ja materiaalin käsittelyssä huomioidaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettu laki (906/2019).

Sivuston evästeet

Evästeet ovat pieniä kävijän tietokoneeseen sijoitettavia tekstitiedostoja. Lapsiasia.fi-sivustomme käyttää ainoastaan välttämättömiä evästeitä, joiden avulla varmistetaan verkkosivuston tekninen toimivuus. Niitä ei käytetä muihin tarkoituksiin. Verkkosivustolla liikennöidään aina suojatulla yhteydellä (https).

Välttämättömiä evästeitä ovat:

• pll_language
  • Julkaisujärjestelmän asettama eväste, joka säilyttää tiedon käyttäjän kielivalinnasta.
  • Eväste on voimassa kahden viikon ajan.
• AWSALB ja AWSALBCORS
  • Käyttöpalveluympäristön asettamat evästeet, jotka tasaavat verkkopalvelimille kohdistuvan liikenteen kuormaa.
  • Evästeet ovat voimassa yhden viikon ajan.

Linkitykset muihin palveluihin

Sivustollamme on linkit sosiaalisen median palveluihin (X, Instagram, Facebook ja YouTube). Tietokoneellesi ei tallenneta näihin sivustoihin liittyviä evästeitä, kun vierailet verkkosivuillamme. Jos klikkaat sivustolla olevaa X-, Instagram-, Facebook- tai YouTube-linkkiä, sinut ohjataan kyseiseen palveluun, jolla on omat käytäntönsä evästeisiin ja yksityisyydensuojaan liittyen.

Kävijäseuranta

Kävijäseurannan tarkoituksena ei ole kerätä tunnistettavia tietoja.

Kävijäseurantaan käytetään avoimen lähdekoodin Matomo-ohjelmistoa. Matomo ei aseta evästeitä eikä tallenna muitakaan tietoja kävijän päätelaitteelle.

Matomo kerää tilastotietoja, joiden avulla voidaan kehittää sivuston sisältöjä ja valvoa sivuston laatua. Tietoa käytetään kävijämäärien seuraamiseen ja palvelukapasiteetin suunnitteluun.

Matomon palveluntarjoaja on Oikeusrekisterikeskus, ja kävijäseurannan tiedot säilytetään Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin palvelimilla Euroopan talousalueella. Tietoja säilytetään kahden vuoden ajan.

Miten Matomo toimii?

Matomo tunnistaa kävijän karkean maantieteellisen sijainnin (missä maassa kävijä on). Sijaintitiedon selvittämiseen käytetään leikattua IP-osoitetta. Lisäksi Matomo muodostaa kävijälle tunnisteen, jonka avulla se kerää tiedot käyttäjän lataamista sivuista ja käyttöajankohdista sekä verkkoselaimesta, laitteen mallista ja käyttöjärjestelmästä.

Kävijäseurantaan liittyvien tietojen käsittely perustuu viranomaisen tehtävään, kuten hallinnon asiakkaan asianmukaisen palvelun varmistamiseen sekä neuvonnan antamiseen (hallintolaki). Kun käsittely perustuu viranomaisen tehtävään, on henkilöllä lakisääteinen oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä.

Kävijäseurannan tietoja ei koskaan luovuteta oikeushallinnon ulkopuolelle niin, että yksittäiset kävijät voisi tunnistaa. Tilastotietoja voidaan hyödyntää vain verkkopalvelun kehittämiseen ja viestintään.

Kävijäseurannan estäminen

Käyntitietoja ei kerätä lainkaan, ellei kävijä erikseen hyväksy kaikkia evästeitä. Jos kävijäseurannan tietoja on kuitenkin jo kertynyt, tietosuojaoikeuksia voidaan käyttää vain, jos kävijä toimittaa tarvittavat lisätiedot henkilöllisyytensä ja kävijätietojensa yksilöimiseksi.

Evästeasetusten muuttaminen

Voit muuttaa tekemääsi valintaa klikkaamalla seuraavaa linkkiä:

Voit pyytää lapsiasiavaltuutetun toimistoa toteuttamaan seuraavat tietosuojaoikeutesi.

Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada tietää, mihin tarkoituksiin ja millä tavoilla käsittelemme henkilötietojasi.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada jäljennös näistä tiedoista, ellei meillä ole lainmukaista perustetta kieltäytyä oikeuden toteuttamisesta.

Oikeus oikaista tietoja

Jos sinua koskevat henkilötiedot, joita käsittelemme, ovat virheellisiä, voit pyytää meitä oikaisemaan tiedot. Jos oikaisemme tietoja pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan oikaisusta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Jos käsittelemämme sinua koskevat tiedot ovat mielestäsi virheellisiä tai niitä käsitellään lainvastaisesti, voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.

Tällöin voimme käsitellä tietojasi vain

•          sinun suostumuksellasi

•          jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen takia

•          yleisen edun vuoksi, tai

•          jonkun toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi.

Jos rajoitamme tietojen käsittelyä pyyntösi perusteella, olemme velvollisia mahdollisuuksien mukaan ilmoittamaan rajoituksesta kaikille niille, joille tietoja on aikaisemmin luovutettu.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Silloin kun henkilötietojesi käsittely ei perustu lapsiasiavaltuutetun lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen, sinulla on halutessasi oikeus vastustaa sitä. Voit tehdä sen milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Silloin kun henkilötietojesi käsittely perustuu lapsiasiavaltuutetun yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta), käsittelyperusteesta johtuen sinulla ei ole seuraavia oikeuksia:

• oikeus tietojen poistamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 b kohta)
• oikeus siirtää tietoja toiseen järjestelmään (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan 3 kohta).

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Lapsiasiavaltuutetun toimistossa ei tehdä automaattiseen päätöksentekoon perustuvia päätöksiä. Lapsiasiavaltuutetun toimisto ei tee profilointia käsittelemiensä henkilötietojen perusteella.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679).

Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu.

Lisätietoa tietosuojalainsäädäntöön perustuvista oikeuksistasi saat tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: Tunne oikeutesi | Tietosuojavaltuutetun toimisto.